Een medewerker loopt tijdens het werk tegen een vraag aan. De procedure bestaat, maar waar stond die ook alweer? In Odoo Kennis, een document of misschien in een oude handleiding?
Veel organisaties hebben hun interne procedures en werkinstructies goed vastgelegd, maar medewerkers zijn vervolgens nog steeds tijd kwijt aan het vinden van de juiste informatie. Zeker wanneer de hoeveelheid kennisartikelen groeit, wordt het steeds lastiger om op het juiste moment de juiste procedure te vinden.
Daarom hebben wij als Odoo-partner een functionaliteit ontwikkeld waarmee je artikelen uit Odoo Kennis rechtstreeks kunt koppelen aan bijvoorbeeld projecttaken en verkooporders.
De procedure komt daarmee beschikbaar op de plek waar de medewerker de werkzaamheden uitvoert.
De juiste procedure op de juiste plek
Met onze functionaliteit kan een artikel uit Kennis worden gekoppeld aan een specifiek onderdeel van Odoo. Op de betreffende taak of order verschijnt vervolgens een knop waarmee de medewerker het gekoppelde artikel direct kan openen.
In plaats van zoeken in Kennis, wordt de relevante informatie dus direct aangeboden binnen de workflow.
Dat maakt het eenvoudiger om interne werkwijzen te volgen, zonder dat medewerkers alle procedures uit hun hoofd hoeven te kennen.
Praktijkvoorbeeld: projectfases
Een goed voorbeeld is het werken met projectfases.
Stel dat medewerkers binnen een organisatie een vaste werkwijze moeten volgen wanneer zij een projecttaak naar een volgende fase verplaatsen. Welke controles moeten worden uitgevoerd? Welke informatie moet worden ingevuld? En wanneer mag de taak daadwerkelijk naar de volgende fase?
Deze werkwijze kan worden vastgelegd in een Kennis-artikel, bijvoorbeeld "Projecttaak naar de juiste fase zetten".
Het artikel wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende projecttaak. Op de taak ziet de medewerker een knop waarmee het artikel direct kan worden geopend.
De medewerker heeft daarmee op het juiste moment toegang tot de interne procedure, zonder eerst zelf op zoek te hoeven gaan naar de juiste informatie.
Kennis wordt onderdeel van het proces
Het grote voordeel van deze aanpak is dat Kennis niet alleen een plek wordt waar informatie wordt opgeslagen. De informatie wordt daadwerkelijk onderdeel van het proces.
Procedures kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan:
- Projecttaken
- Verkooporders
- Andere relevante Odoo-records
Hierdoor kunnen medewerkers tijdens hun werkzaamheden direct terugvallen op de actuele interne werkwijze.
Dit is vooral waardevol voor organisaties met veel processen, meerdere medewerkers of regelmatig wisselende collega's. Nieuwe medewerkers kunnen bijvoorbeeld tijdens het uitvoeren van een taak direct zien welke werkwijze binnen de organisatie geldt.
Interne kennis direct beschikbaar in Odoo
Een organisatie kan veel tijd steken in het vastleggen van kennis en procedures. De volgende stap is ervoor zorgen dat medewerkers deze informatie ook gemakkelijk kunnen vinden en toepassen.
Met onze uitbreiding voor Odoo maken we het mogelijk om Kennis-artikelen rechtstreeks te koppelen aan de plekken waar medewerkers werken. Zo breng je de juiste informatie naar de medewerker, in plaats van de medewerker naar de informatie te laten zoeken.
Benieuwd hoe dit werkt?
Wil je zien hoe je interne procedures rechtstreeks beschikbaar kunt maken vanuit bijvoorbeeld projecten of verkoop? Vraag een demo aan en ontdek hoe we deze functionaliteit binnen jouw Odoo-omgeving kunnen inzetten.