Hoe zorgen we ervoor dat een Odoo-omgeving zo veilig mogelijk wordt ingericht, zonder dat dit ten koste gaat van de flexibiliteit in de dagelijkse praktijk? Vanuit onze werkzaamheden rondom de NEN 7510-certificering zijn we binnen Open2Bizz steeds verder gaan nadenken over de beveiliging van Odoo-omgevingen en het beheer van data.
Een belangrijk onderdeel daarvan is het beheren van gebruikersrechten. Medewerkers moeten toegang hebben tot de functionaliteiten en gegevens die zij nodig hebben, maar extra rechten hoeven niet automatisch permanent beschikbaar te zijn. In de praktijk zijn er namelijk regelmatig situaties waarin iemand tijdelijk meer rechten nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die tijdens een vakantie de werkzaamheden van een collega overneemt, of iemand die tijdelijk exportrechten nodig heeft om een eenmalige export uit te voeren.
Daarom hebben we gekeken hoe we het toekennen van deze tijdelijke rechten eenvoudiger én veiliger kunnen maken.
Alleen toegang wanneer het nodig is
Bij goed rechtenbeheer is het belangrijk om gebruikers niet standaard meer toegang te geven dan noodzakelijk. Wanneer iemand tijdelijk een bepaalde taak overneemt, is het daarom niet wenselijk om de bijbehorende rechten onbeperkt toe te kennen.
Met tijdelijke rechten kan dit gecontroleerd worden ingericht. De gebruiker krijgt alleen gedurende een vooraf bepaalde periode toegang tot een specifieke rechtengroep. Na afloop wordt de toegang automatisch ingetrokken.
Dit maakt het rechtenbeheer niet alleen overzichtelijker, maar verkleint ook de kans dat gebruikers onnodig langdurig toegang houden tot bepaalde functionaliteiten of gegevens.
Tijdelijke rechten eenvoudig instellen
Om dit praktisch toepasbaar te maken, hebben we een uitbreiding ontwikkeld waarmee tijdelijke rechten rechtstreeks vanuit de gebruiker in Odoo beheerd kunnen worden.
Op de gebruikerskaart is hiervoor een smart button beschikbaar. Vanuit deze smart button kan worden aangegeven welke rechtengroep tijdelijk aan de gebruiker moet worden toegekend.
Daarbij worden onder andere de volgende gegevens vastgelegd:
Welke rechtengroep wordt toegekend
Vanaf welke datum de rechten actief zijn
Tot welke datum de rechten actief zijn
Hierdoor is direct inzichtelijk welke tijdelijke rechten aan een gebruiker zijn toegekend en gedurende welke periode deze gelden.
Automatisch intrekken van rechten
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is dat het intrekken van de rechten niet afhankelijk is van een handmatige actie.
Zodra de ingestelde einddatum van de tijdelijke rechten is bereikt, worden de toegekende rechten automatisch ingetrokken.
Van praktische oplossing naar veiliger rechtenbeheer
Met deze uitbreiding willen we het voor organisaties eenvoudiger maken om het principe van minimale toegangsrechten toe te passen. Medewerkers krijgen toegang tot wat zij nodig hebben voor hun werkzaamheden, maar extra rechten hoeven niet automatisch permanent beschikbaar te blijven.
Vooral binnen organisaties waar met gevoelige informatie wordt gewerkt, is goed beheer van gebruikersrechten een belangrijk onderdeel van informatiebeveiliging.
Als Odoo-partner kijken we daarom niet alleen naar de functionaliteit van een Odoo-omgeving, maar ook naar de manier waarop deze omgeving veilig en beheersbaar kan worden ingericht. Tijdelijke rechten zijn daar een praktisch voorbeeld van: meer flexibiliteit voor medewerkers, zonder concessies te doen aan gecontroleerde toegang.
Benieuwd hoe u meer controle krijgt over toegang binnen Odoo?
Bespreek uw situatie met onze Odoo-specialisten.