Een meeting met een klant levert vaak veel informatie op. Afspraken, vragen, beslissingen en actiepunten komen allemaal voorbij. Tijdens het gesprek is dat geen probleem, maar daarna begint het echte werk. Wie maakt het verslag? Welke afspraken zijn gemaakt en welke actiepunten moeten worden opgevolgd?
Voor veel organisaties betekent dit dat informatie uit een meeting handmatig moet worden verwerkt. Een opname in het ene systeem, een transcript in een andere applicatie en vervolgens de afspraken en taken weer in het ERP- of projectmanagementsysteem.
Bij Open2Bizz wilden we dat proces eenvoudiger maken.
Een meeting opnemen vanuit Odoo
Binnen Odoo kan al ontzettend veel. Waar standaardfunctionaliteit niet voldoende aansluit op onze manier van werken, ontwikkelen we maatwerk. Daarbij hanteren we een eenvoudige gedachte:
‘Als iets je regelmatig veel tijd kost, kan het altijd makkelijker, sneller en minder foutgevoelig.’
Dat geldt ook voor het verwerken van meetings. Tijdens klantgesprekken wordt veel informatie besproken die later terug moet komen in projecten, taken of communicatie.
Er zijn inmiddels veel tools die meetings kunnen opnemen en met AI kunnen verwerken. Toch betekent het gebruik van extra tools ook extra koppelingen en systemen om te beheren. Daarnaast is het belangrijk om bewust om te gaan met de gegevens die tijdens gesprekken worden vastgelegd.
Daarom hebben we een functionaliteit ontwikkeld waarmee we de opname vanuit Odoo kunnen starten, terwijl de online meeting zelf in een andere omgeving kan plaatsvinden, zoals Microsoft Teams of Google Meet.
De planning begint in de Odoo-agenda. Vanuit de afspraak opent de gebruiker de link naar de online meeting. In dezelfde browser blijft Odoo beschikbaar. Vanuit de chatter van de betreffende afspraak kan vervolgens de opname worden gestart. Na afloop van de meeting keer je terug naar Odoo en stop je de opname.
Op deze manier blijft de opname direct gekoppeld aan de juiste afspraak in Odoo, zonder dat de online meeting zelf in Odoo hoeft plaats te vinden.
We nemen daarbij bewust alleen audio op. Voor het maken van een transcriptie en samenvatting is video meestal niet nodig. Zo houden we de hoeveelheid opgeslagen data beperkt.
Van audio naar tekst met Mistral
Na de meeting kan de opname vanuit Odoo worden verwerkt. Hiervoor hebben we een koppeling met Mistral ontwikkeld.
De audio wordt omgezet naar tekst en kan vervolgens verder worden verwerkt. Zo kunnen onder andere:
de verschillende sprekers worden herkend;
de inhoud van het gesprek worden getranscribeerd;
een samenvatting worden gemaakt;
de informatie op de gewenste plek in Odoo worden opgeslagen (zie afbeelding).
De gebruiker kan bijvoorbeeld kiezen om de samenvatting of transcriptie aan de chatter van de afspraak toe te voegen of in een specifiek veld van het betreffende record te plaatsen.
Daarmee ontstaat een eenvoudige workflow:
Meeting → opname → transcriptie → samenvatting → vastlegging in Odoo
In plaats van na iedere meeting handmatig aantekeningen uit te werken, blijft de informatie direct gekoppeld aan de afspraak en daarmee aan het juiste klant- of projectdossier.
Van samenvatting naar actiepunten
Een samenvatting is handig, maar uiteindelijk gaat het om wat er na een meeting moet gebeuren.
Welke afspraken zijn gemaakt? Welke actiepunten zijn er en wie moet ze oppakken?
Daar ligt voor ons de volgende stap. We willen de informatie uit een meeting verder kunnen gebruiken om automatisch actiepunten te herkennen en deze bijvoorbeeld om te zetten naar taken binnen het gekoppelde Odoo-project. Vervolgens kunnen deze taken aan de juiste gebruiker worden toegewezen en in de planning worden verwerkt.
AI kan hierin een belangrijke rol spelen, maar wel gecontroleerd. Het doel is niet om zoveel mogelijk AI toe te voegen, maar om repetitief werk te verminderen en informatie uit gesprekken beter bruikbaar te maken.
Odoo aanpassen aan je eigen werkwijze
Voor ons laat deze functionaliteit goed zien wat er mogelijk is wanneer Odoo wordt aangepast aan de processen van een organisatie.
Een meeting opnemen, een transcriptie maken en een samenvatting genereren hoeft niet te betekenen dat je met verschillende losse applicaties moet werken. Door de functionaliteit direct aan Odoo te koppelen, blijft de informatie centraal beschikbaar en onderdeel van de bestaande workflow.
De modules die we hiervoor hebben ontwikkeld zijn Open Source en delen we graag met onze klanten.
Benieuwd wat er binnen Odoo mogelijk is met meetingopnames, transcripties en AI?
Neem gerust contact met ons op.